Apuração de ICMS: como calcular o imposto mês a mês
A apuração de ICMS é o cálculo mensal de quanto sua empresa vai pagar de imposto. Não é um valor fixo — depende das notas que você emitiu (débitos) e das notas que você recebeu (créditos). Entender esse cálculo é fundamental para não pagar mais nem menos do que deve.
O que é apuração de ICMS
A apuração é o processo de calcular o ICMS devido no mês, seguindo a fórmula:
ICMS a pagar = Débitos (saídas) − Créditos (entradas) − Saldo credor anterior
- Débitos: ICMS destacado nas notas que você emitiu (vendas)
- Créditos: ICMS destacado nas notas que você recebeu (compras)
- Saldo credor: se no mês anterior o crédito foi maior que o débito, o saldo credor vem para este mês
Se o resultado for positivo, você paga. Se for negativo (crédito maior que débito), você tem saldo credor para o mês seguinte.
O que gera débito de ICMS
Toda vez que você emite uma nota de saída com ICMS destacado, gera um débito:
- Venda de mercadoria (CFOP 5.102, 6.102) — ICMS sobre o valor da venda
- Prestação de serviço sujeito a ICMS (transporte, comunicação)
- Transferência de mercadoria entre filiais
- Bonificação (CFOP 5.910) — sim, bonificação gera débito (veja nosso guia)
Exemplo de débitos
| Nota | Operação | Valor | ICMS (18%) | Débito |
|---|---|---|---|---|
| 001 | Venda para cliente SP | R$ 1.000 | R$ 180 | R$ 180 |
| 002 | Venda para cliente RJ | R$ 2.000 | R$ 240 (12%) | R$ 240 |
| 003 | Bonificação | R$ 500 | R$ 90 | R$ 90 |
| Total débitos | R$ 510 |
O que gera crédito de ICMS
Toda vez que você recebe uma nota de entrada com ICMS destacado, gera um crédito:
- Compra de mercadoria para revenda (CFOP 1.102, 2.102)
- Compra de matéria-prima para industrialização
- Compra de ativo imobilizado (máquinas, equipamentos)
- Compra de material de uso e consumo (em alguns estados, com limites)
- Frete sobre compra ou venda (se contratado por você)
- Energia elétrica (se usado em processo de industrialização)
- Comunicação (em alguns estados)
Exemplo de créditos
| Nota | Operação | Valor | ICMS | Crédito |
|---|---|---|---|---|
| Recebida 1 | Compra de mercadoria | R$ 3.000 | R$ 540 (18%) | R$ 540 |
| Recebida 2 | Frete sobre compra | R$ 200 | R$ 36 (18%) | R$ 36 |
| Recebida 3 | Energia elétrica | R$ 500 | R$ 90 (18%) | R$ 90 |
| Total créditos | R$ 666 |
Apuração do exemplo
Débitos: R$ 510
Créditos: R$ 666
Saldo credor anterior: R$ 0
ICMS a pagar = 510 − 666 − 0 = −R$ 156
Resultado: saldo credor de R$ 156 para o mês seguinte
Neste mês, a empresa não paga ICMS — o crédito foi maior que o débito. O saldo de R$ 156 vai para o próximo mês.
O que NÃO gera crédito
Empresas do Simples Nacional
O Simples Nacional não aproveita crédito de ICMS. O ICMS é unificado no DAS — não há apuração de débitos e créditos. A apuração descrita neste artigo é para empresas do Lucro Real ou Lucro Presumido.
Operações isentas ou não tributadas
Se a nota de entrada tem ICMS isento (CST 040) ou não tributado (CST 041), não há crédito. Só gera crédito o ICMS efetivamente destacado e recolhido.
Material de uso e consumo (em alguns estados)
Alguns estados não permitem crédito de ICMS sobre material de uso e consumo (material de escritório, limpeza, etc.). Verifique a legislação do seu estado.
Apuração de ICMS-ST
A substituição tributária tem apuração separada do ICMS normal. Veja nosso guia sobre ST:
ICMS-ST a pagar = Débitos ST − Créditos ST − Saldo credor ST anterior
A apuração da ST é feita em registros separados do SPED (registro E210) e pode ter resultado diferente da apuração normal.
Quando o crédito é maior que o débito
Se os créditos superam os débitos, você tem saldo credor. Esse saldo pode ser:
- Transportado para o mês seguinte — acumula para abater débitos futuros
- Pedido em restituição — em casos específicos (exportação, por exemplo)
- Compensado com outros impostos estaduais (em alguns estados)
O saldo credor é comum em empresas que compram mais do que vendem (estoque alto, início de operação, sazonalidade).
Como o NF-Lion ajuda na apuração
O NF-Lion não faz a apuração (isso é com o contador), mas facilita:
- Relatório de débitos: todas as notas emitidas com ICMS destacado, organizadas por mês
- Relatório de créditos: todas as notas recebidas com ICMS destacado
- Exportação para o contador: os dados vão estruturados para a contabilidade
- SPED Fiscal: os dados alimentam o SPED, que é a base da apuração oficial
Veja nosso guia sobre SPED Fiscal para entender como a apuração é entregue ao fisco.
Erros comuns na apuração
1. Esquecer notas recebidas
Se você não registra uma nota de compra, perde o crédito. Resultado: paga mais ICMS do que deveria. A manifestação do destinatário ajuda a garantir que nenhuma nota fica de fora.
2. Aproveitar crédito indevido
Material de uso e consumo, em estados que não permitem, gera crédito indevido. Em fiscalização, o fisco glosa o crédito e multa.
3. Não apurar a ST separadamente
A ST tem apuração própria. Misturar com o ICMS normal gera inconsistência no SPED.
Conclusão
A apuração de ICMS é débitos menos créditos — simples no conceito, mas com muitas regras na prática. O segredo está em registrar todas as notas (emitidas e recebidas) corretamente, e deixar a apuração para o contador com dados organizados. Com um sistema que estrutura os dados, a apuração é um processo tranquilo.
Quer facilitar a apuração do seu ICMS? O NF-Lion organiza suas notas e exporta para o contador.
Equipe NF-Lion
Equipe NF Lion
Conteúdo criado pela equipe NF Lion — seu parceiro de confiança para emissão de notas fiscais eletrônicas.
