Como integrar o emissor de notas com o contador: o guia prático
Seu contador precisa dos dados das suas notas para fazer a contabilidade, a apuração de impostos e o SPED Fiscal. Se essa integração é manual — você envia XMLs por e-mail, ele importa um por um — você está perdendo tempo e correndo risco de esquecer notas. Este guia mostra como integrar de forma automática.
Por que a integração importa
O problema do método manual
- Você emite a nota
- Baixa o XML
- Envia por e-mail ao contador
- O contador importa no sistema contábil
- Repete para cada nota
Para uma empresa que emite 100 notas por mês, são 100 XMLs para baixar e enviar. Se você esquece uma, o SPED fica inconsistente.
A solução: integração automática
- Você emite a nota
- O sistema envia o XML automaticamente para o contador
- O contador recebe em tempo real, sem intervenção sua
Formas de integração
1. Exportação periódica (semi-manual)
Você exporta um arquivo (ZIP com todos os XMLs do mês, ou planilha com os dados) e envia ao contador.
Vantagem: simples, funciona com qualquer contador Desvantagem: não é em tempo real, você ainda precisa exportar e enviar
2. Acesso direto ao sistema
O contador tem acesso direto ao seu sistema emissor (com login próprio), e baixa os XMLs quando precisar.
Vantagem: contador acessa quando quiser, sem você enviar nada Desvantagem: depende do sistema permitir acesso externo ao contador
3. Integração via API
O sistema do contador se conecta ao seu emissor via API e importa as notas automaticamente, em tempo real.
Vantagem: totalmente automático, em tempo real Desvantagem: depende do sistema contábil ter integração com o emissor
4. Pasta compartilhada na nuvem
O emissor salva os XMLs automaticamente em uma pasta na nuvem (Google Drive, Dropbox), e o contador acessa a pasta.
Vantagem: simples e automático Desvantagem: depende de configuração manual da pasta
Como o NF-Lion integra com o contador
O NF-Lion oferece múltiplas formas de integração:
Acesso direto (login do contador)
O contador recebe um login próprio no NF-Lion, com acesso apenas às notas (não aos dados financeiros da empresa). Ele pode:
- Baixar XMLs por período
- Exportar relatórios de apuração
- Consultar notas em tempo real
- Fazer a manifestação do destinatário
Exportação automática
O NF-Lion pode exportar automaticamente:
- XMLs de todas as notas emitidas e recebidas
- Planilha com os dados das notas (para sistemas contábeis que aceitam CSV)
- Relatório de apuração de ICMS por período
Integração via API
Para contadores que usam sistemas com API (como Domínio, Alterdata, Sage), o NF-Lion pode se conectar e enviar as notas automaticamente.
O que o contador precisa receber
Para fazer a contabilidade completa, o contador precisa de:
1. XMLs de notas emitidas
Todas as NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e e MDF-e emitidos pela empresa. O XML é a fonte oficial — sem ele, o contador não tem os dados fiscais.
2. XMLs de notas recebidas
Todas as notas que a empresa recebeu de fornecedores. Essas notas geram crédito de ICMS e precisam ser escrituradas no SPED.
A manifestação do destinatário automática do NF-Lion garante que todas as notas recebidas são baixadas e enviadas ao contador.
3. Eventos
- Cancelamentos (a nota cancelada não entra no SPED como operação, mas o evento precisa ser informado)
- Cartas de correção (se alterou valor ou CFOP, o SPED precisa refletir)
- Inutilizações de numeração
4. Inventário (uma vez por ano)
A relação de estoque para o SPED. O NF-Lion gera relatório de inventário com base nas notas de entrada e saída.
Erros comuns na integração
1. Esquecer de enviar notas recebidas
Muita gente se preocupa em enviar as notas emitidas, mas esquece das recebidas. Sem as notas recebidas, o contador não tem crédito de ICMS — e a empresa paga mais imposto.
2. Enviar só o DANFE, não o XML
O DANFE é a representação gráfica — não tem todos os dados. O contador precisa do XML, que tem a assinatura digital, o protocolo de autorização e todos os campos estruturados.
3. Não enviar eventos
Se uma nota foi cancelada e o contador não sabe, ele escritura a nota como válida — inconsistência. Se houve carta de correção e o contador não sabe, ele escritura com o valor errado.
4. Atraso no envio
Se você envia os XMLs só no fim do mês, o contador tem que correr para fechar a apuração. Em tempo real, o contador acompanha ao longo do mês — menos stress, menos erro.
Como configurar a integração no NF-Lion
Passo 1: Cadastre o contador
No NF-Lion, vá em Configurações → Contador e informe:
- Nome do contador
- Sistema contábil usado (para definir o formato de exportação)
Passo 2: Escolha o método
- Acesso direto: o contador recebe login e acessa quando quiser
- Exportação automática: o sistema envia XMLs por e-mail ou para uma pasta
- API: integração direta com o sistema contábil (se compatível)
Passo 3: Configure a frequência
- Tempo real: cada nota emitida é enviada imediatamente
- Diária: XMLs do dia são enviados em lote ao fim do dia
- Mensal: XMLs do mês são enviados no fim do mês (não recomendado)
Passo 4: Teste
Emita uma nota de teste e confirme que o contador recebeu. Verifique se o XML está completo e se o sistema contábil importou corretamente.
Conclusão
A integração entre emissor e contador é o que separa uma contabilidade tranquila de uma corrida no fim do mês. Com integração automática, o contador recebe os dados em tempo real, sem você precisar enviar nada. Menos trabalho para você, menos erro para o contador, menos risco para a empresa.
Quer integrar o NF-Lion com seu contador? Fale com a gente — configuramos para você.
Equipe NF-Lion
Equipe NF Lion
Conteúdo criado pela equipe NF Lion — seu parceiro de confiança para emissão de notas fiscais eletrônicas.
